来年１月から義務化される電子帳簿保存法ですが、例外もあります。

 

１．要件緩和（検索機能が不要）

① 概要

　小規模事業者である場合又は電子データを紙で打ち出して整理してある場合、調査時にダウンロードできるのであれば「検索機能の確保」が不要となります。

 

② 要件

・２年前（２期前）の売上高が５０００万円以下
　　又は
・電子データを出力した書面が日付及び取引先ごとに提示提出できるように整理されている

・税務調査の際に税務職員からの求めに応じて電子データをダウンロードできる

 

③ 注意点

・書面のみはダメで、検索機能不要とは言え、データはどこかに保存しておいてダウンロードできる必要があります。

・書面を整理しておけば企業規模に関係なくこの例外は認められます。

・検査機能は不要ですが、「タイムスタンプ又は訂正削除が残るシステムの利用又は事務処理規定による運用」は必要です。

 

２．相当な理由

① 概要

　税務署長が認める”相当な理由”がある場合、電子データを紙で打ち出して整理しておいて、データは調査時にダウンロードできるのであれば要件全体（検索機能、タイムスタンプ等）が不要となります。

 

② 要件

・税務署長が認める”相当な理由”がある（申請等は不要）

・電子データを出力した書面が日付及び取引先ごとに提示提出できるように整理されている

・税務調査の際に税務職員からの求めに応じて電子データをダウンロードできる

 

③ 相当な理由

＜該当する＞

・システム等や社内のワークフローの整備が間に合わない。

・資金繰りや人手不足等

＜該当しない＞

・システム等や社内でのワークフローの整備が整っており、保存要件に従って保存できる

・単に経営者の信条のみが理由でやりたくない

 

④ 注意点

・書面のみはダメで、データはどこかに保存しておいて調査時にダウンロードできる必要があります（令和５年まではやむを得ない事情があれば書面のみもＯＫ）

 

　例外が２種類あってちょっとややこしいですが、共通するのは「データは消してはいけない」という点です。
令和５年までは紙があればデータは消してもよかったのですが、令和６年以後は探し出してダウンロードできるようにしておく必要があります。

 

「必要なことは分かるけど、まだメールの請求書も少ないし、お金かけてシステム入れるほどでもないしな…」という会社も多いと思います。
その場合はエクセルなど手持ちのもので対応することになりますが、その方法については次回へ続きます。