前回の続きで、電子帳簿保存法の要件について見ていきます。

 

＜適用要件＞

① 要件

・システム概要書類の備付け（自社開発の場合のみ）
・ディスプレイの備付け
・検索機能の確保
・タイムスタンプまたは訂正削除が残るシステムの利用または事務処理規定による運用

 

② 検索機能の確保

　次の要件を満たす必要があります。

・取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること

・日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること（調査時にダウンロードできれば要件不要）

・２以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること（調査時にダウンロードできれば要件不要）

　なお、売上が５０００万円以下（２年前で判定）の事業者については、出力書面を整然と保存しておけば検索機能は不要です。

 

③ タイムスタンプ等

　最後の要件は偽造や改ざんを防ぐためのものです。

　タイムスタンプについては押した状態でもらうか、もらってから自社で押すかのいずれかです。
自社で押す場合は”速やかに”押すこととされており、具体的には社内の業務サイクル（最長２か月）＋おおむね７営業日以内が期限となります。
タイムスタンプについては以前は１回いくらという感じでしたが、月額数百円で押し放題というものもあるようです。

　事務処理規定については国税庁のサイトにもサンプルが出ています。
責任者を明確にして、訂正削除をする場合のルールなどを定めます。
タイムスタンプやシステムの導入は費用がかかりますが、事務処理規定は費用なしに始めることができます。

　タイムスタンプやシステムの導入に関してはＩＴ導入補助金の利用が可能で、かかった費用の１／２～３／４が補助されます。
申請期限もありますので、導入を検討しているベンダーさんに相談しながら進めましょう。

 

　書面保存が認められる例外やエクセルで保存する場合の注意点等については次回へ続きます。