前回の続きで「電子契約」の税法上の取り扱いについて見ていきます。

　法人税、所得税、消費税などにおいて、契約書を始めとする帳簿書類は紙で保存することが前提です。
ただし近年では納税者と税務当局の双方にとって効率化につながることから電子化の範囲は拡大しています。
電子化には２つあり、１つは紙であるものを電子に変えて保存する方法、もう１つは初めから電子で保存する方法です。
前者はあくまで紙の例外なので、税務署長の事前承認が必要ですが、後者は初めから電子なので税務署長の事前承認は必要ありません。

 

＜電子取引の例＞

・ＥＤＩ（専用回線などを通じた請求書等のやり取り）

・インターネット上の取引

・メール（添付ファイル含む）でのやり取り

・通販サイトなどでの取引

 

＜保存要件＞

① 原則：データ、例外：紙又はマイクロフィルム

② 真実性の確保（次のいずれかの方法）

Ａ．タイムスタンプ

・取引後遅滞なく、認定事業者のタイムスタンプを押し、記録を行なう担当者または責任者を明確にしておくこと。

Ｂ．各種規程の運用

・訂正削除に関する社内ルールを定め、担当者または責任者を明確にし、規程に沿って運用すること。

・取引先との契約により訂正削除を防止すること。

③ 関係書類の備付け（システム概要やマニュアル）

④ 税務調査時にモニタとプリンタの設置

⑤ 日付、科目、金額等で検索できること

 

　ここまで読んでもらうと「めんどくさそう」という印象を持たれたかも知れません。
ただ紙を電子化する場合に比べると、税務署長の事前承認がいらない分、いつでも始められる点は取り組みやすいと言えます。
またシステムの条件も、通常はシステム屋さんが用意してくれるものなので、あとはタイムスタンプを扱っている業者を選定し、運用ルールを定めればいい、ということになります。

　始めは少し面倒ですが続けるほど電子化のメリットは出てくるので、書類の多さと管理に忙殺されている場合は検討してみてはいかがでしょうか。