前回に続いて弁護士やデザイナーなど支払調書を作成する取引先のマイナンバーと本人確認について見ていきます。

 

① マイナンバーカードがある場合　　　

番号確認：対面又はコピー郵送でカード裏面の個人番号を確認。
身元確認：対面又はコピー郵送でカード表面の個人識別情報を確認。

 

 

② 通知カードによる場合

番号確認：対面又はコピー郵送で個人番号を確認
身元確認：対面又はコピー郵送で免許証やパスポートなど写真のある書類で確認。写真のない保険証、年金手帳、印鑑証明などの場合は２つ必要。

 

③ メール

番号確認：スキャンデータか写真でマイナンバーカードか通知カードを添付。
身元確認：スキャンデータか写真で免許証等を添付。

 

④ クラウドシステム

番号確認：通知カードの写真を個人専用ページにアップ。
身元確認：過去に免許証等で確認していることを前提でパスワードによるログインで確認。

 

⑤ 依頼書の往復

番号確認：送付した依頼書に通知カードのコピーを貼り付けて返送してもらう。
身元確認：依頼書に個人識別事項（住所・氏名・生年月日）を印字しておき、返送後に貼り付けた通知カードとの一致を確認。

 

　免許証のコピーなどを預かりたくない場合は⑤依頼書の往復による方法になります。
「個人番号の提供のお願い」というような題名で住所、氏名、生年月日を記入して送付し、通知カードのコピーを貼り付けて返送してもらいます。
貼った状態でスキャンしてメールしてもらう方法でも問題ないと思われます。

　なおいずれの方法でも本人確認書類のコピーを保管する義務はありませんが、継続的に取引がある場合は毎年確認する必要があるので結局はコピーを残しておくことになります。