年末調整が近づいてきていよいよマイナンバーを本腰を入れて集めなければいけない時期になってきました。
マイナンバーを集めるだけでも大変ですが、さらに”本人確認”も必要なのが厄介です。
”本人確認”には番号確認と身元確認の2つがあります。
番号確認はマイナンバーが正しいかどうかの確認、身元確認はマイナンバーを提出した人が本人かどうかの確認です。
個人番号カードを発行している場合には写真付きなので両方を確認できますが、通知カードだと番号確認はできますが写真がないため、免許証やパスポート等で身元確認を行なう必要があります。
なお番号確認について通知カードが見当たらない場合はマイナンバー入りの住民票でもOKです。
マイナンバーが必要な人全てに会って番号確認と身元確認を行なうのが原則ですが、遠方の場合や手間の面を考慮して現実的な対応を見ていきます。
<従業員の年末調整>
① 履歴書
番号確認:通知カード
身元確認:入社時の履歴書だけでは不可。
入社時に免許証や写真付き学生証で確認している必要あり。
② 知覚による確認
番号確認:通知カード。家族分は社員本人が自宅で確認すればOK。
身元確認:各部署の取りまとめ担当者が本人を知っていればOK。
家族の身元確認は社員本人が知っているのでOK。
過去に人事給与担当者が免許証等で身元確認を取っているのが前提。
③ 社員証による確認
番号確認:通知カード
身元確認:社員証のICチップを読み取ることで確認。
社員証交付時に免許証等で身元確認を取っているのが前提。
④ システムによる確認(年末調整の電子申告が前提)
番号確認:画面上で本人が入力
身元確認:システムにログインする際、パスワードを入力することで確認。
当初登録する際に免許証等で身元確認を取っているのが前提。
身元確認については結局一度は免許証やパスポート等で確認を取っていることが必要ということになります
弁護士やデザイナーなど支払調書を作成する取引先への対応については次回に続きます。