１０月にも関わらずまだ夏のように暑いですが、これから寒い時期になってくると温泉が恋しくなります。 ”温泉地に集まってそこで会議”というのがたまにありますがこれは経費になるのでしょうか。

 

例えばこんな会議はどうでしょうか。

・有馬に役員が集まって会議してから宴会して宿泊。

・全国の支店長会議を白浜にある公的な保養施設を借りて実施。経営計画の発表等を行い、宴会のあと宿泊して次の日はゴルフ。

 

＜支払う内容＞

①旅費、会場費、資料代、宿泊代

②懇親会費用、お土産代、ゴルフ代

 

答えとしては①は会議費、②は交際費になります。

ただ大前提として会議がちゃんと行われたかが重要です。 懇親会の冒頭に１０分程度、仕事の発表をしたという程度では難しいでしょう。 また”温泉地で会議”の主目的が会議ではなく”慰労”であれば全体が交際費又は給料になります。

 

では会議を社内で行わず温泉地で開催していることはどうなんでしょう。

会議は必ず本社の会議室でしないといけない、というルールがあるわけではありませんので、温泉地で開催することに合理性があるかどうかになってきます。

 

＜合理性があるケース＞

・全国の支店を持ち回りで行なっている。

・参加者の交通の便からいうと中間的な場所である。

・公的な保養施設を借りているので費用が安い。

 

＜逆に交際費又は給料になりやすいケース＞

・支店のない沖縄の豪華なホテルで会議をしている。

・北海道で会議を少ししてあとは宴会とゴルフが２日間。

 

これらのことから会議を温泉地等で行なう理由を記した稟議書や会議の実体を証明するための配布資料やスケジュールを残しておけばあとで経費処理の説明がしやすくなります。

また懇親にかかった費用は明確に分けておく必要があります。あいまいな明細の場合、全体が交際費になってしまうこともあります。