メール請求書

posted by 2014.05.28

 メールの添付ファイルでの請求書を時々見るようになりました。
特にハンコという習慣のない外資系で多いようです。
切手代もいらないし、即時に受け取れる便利なものですが、これは法律的・税務的に有効なものでしょうか?

 法律的な観点でいうとメールでも有効です。
請求の意思さえ伝われば口頭でもいいぐらいですので。
ただ後々の証拠能力ということを考えると書面である方が確実です。
証拠能力という点では改ざんできないデータであるということが重要です。
エクセルやワードではなく少なくともPDFなど改ざんできない形式である必要があります。
さらに電子署名があればより信頼性は向上します。

 税務的な観点で言うと、法人税や消費税の計算上は書類があるのが原則です。
ただし時代の変化もあるので「書類がなくてもやむを得ない」ケースに該当します。
その場合はデータによって①相手方の名称 ②取引日 ③内容 ④金額 ⑤宛名 が確認できればOKです。
またデータを念のために書類で打ち出しておけばより確実です。
それだと電子取引の意味がないような気もしますが、データは消失の可能性もありますのでデータと紙で二重に保存しておくのがベターです。