昨日の続きで帳簿保存と税務調査について取り上げます。
帳簿や書類が大量になってくると電子帳簿を検討する方もおられると思います。
今回は電子帳簿の基本的な要件と調査での対応を見ていきます。

 

＜電子帳簿の要件＞

≪真実性≫

① 訂正・削除履歴の確保（帳簿）

データをさわった場合やさかのぼって入力した場合に履歴が残るかどうか。

② 相互関連性の確保（帳簿）

帳簿と帳簿のつながりが確認できるか。

③ 関係書類等の備付け

マニュアルや仕様書があるか。

 

≪可視性≫

④ 見読可能性の確保

ディスプレイやプリンタで出力できるか。

⑤ 検索機能の確保

年月日、科目、金額等で検索が可能かどうか（範囲指定や２つ以上の項目の組み合わせも含む）。

 

　市販ソフトであれば通常これらの要件は満たしています。
独自ソフトを作る場合は要件を満たすよう業者の方とあらかじめすり合わせをしておく必要があります。

 

＜調査での対応＞

　電子帳簿に精通した「情報専門官」が調査に来るケースがあります。
その場合にはまず調査を受ける場所にパソコンやプリンタの設置が求められ、マニュアルも要求されます。

　また任意ですが会計、販売管理、給料などのデータを抜き取って持って帰ろうとします。
現場での調査は時間が限られるので直接会社の方に聞かないと分からないことを優先し、データは持って帰ってじっくり見るためです。

 

　なお電子メールについては内容によっては保存対象（確認対象）になります。
単なる連絡であれば対象から外れますが、注文書、請求書、領収書、契約書などを添付ファイル等でやり取りした場合には「電子取引」に該当するので保存対象となります。

 

　電子帳簿の導入により保管コストが軽減しますが、税務署にとっても調査がしやすくなる面もあります。
別に隠すわけではありませんが、どのように調査がされるか想定はしておいた方がいいでしょう。