「どこまでせなあかんの？」が分かりづらい４つの安全管理措置。
①組織的 ②物理的 ③技術的 ④人的 のうちまず初めの２つから。

どれも重要なので難易度をつけておきます。Ａはすぐできることです。

① 組織的安全管理措置

Ａ：責任者の決定

Ｂ：事務取扱担当者の決定
　　　できれば専任ですが難しいでしょう。

Ｂ：マイナンバーの取得状況の記録
　　　利用目的、アクセス状況、廃棄状況等を記録。
　　　ただしマイナンバー自体は管理簿に記載しません。
　　　責任者担当者以外は閲覧不可に。
　　　
Ｂ：マイナンバーの執務記録
　　　いつ誰が何をしてどこに提出したか。

Ｃ：情報漏洩対策
　　　対処マニュアルの整備と保険の加入。

Ｃ：取扱規程の運用状況を定期的に見直し
　　　管理簿や執務記録の保存、確認、改善。

 

② 物理的安全管理措置

Ｃ：レイアウトの変更
　　　覗き見できない配置（別室や間仕切りが無理なら人通り少ない配置）
　　　書類とデータの保存場所決定（別室なら入退室管理、機器なら施錠して保管など）

Ｂ：書類・データの適切な管理保管
　　　キャビネットの施錠、データにはパスワード・暗号化、
　　　書類には封入・目隠しシール、郵送は追跡サービスで。

Ｂ：保存期間過ぎた情報の廃棄
　　　７年たてば書類はシュレッダー、データは完全消去。

 

　何度も書いてますが、安全管理措置はマイナンバーを集めるまでにしとかないといけないので９月中には完了させる必要があります。
できるところから手をつけていきましょう。