会社にたまる領収書など書類の山。

早く処分したいというご相談も多く受けます。 法律上は７年ないしは１０年とお答えしますがそれでも書類保管のための倉庫を借りなければならないほどの年数です。

このＩＴの進んだ時代、電子化して保存できないものでしょうか。

 

答えはＹｅｓ

紙の書類をスキャンして保存する方法が電子帳簿保存法で定められています。

概要はこのようなものです。

 

①対象書類

・相手から受け取った領収書、請求書、納品書、見積書、契約書など。

・自社で作成したこれらの書類の写しなど。

 

②対象外の書類

・在庫表など決算関係書類

・３万円以上の領収書及び契約書

 

③要件

・入力期間の制限（内容に応じて１週間または１ヶ月以内の入力）

・電子署名及びタイムスタンプ（認定事業者がサービス提供）

・ディスプレイやプリンタの設置

・検索機能の確保

・税務署へ開始３か月前に申請　など細かく定められています。

 

　このように改ざんを防ぐために厳格な要件があるため、導入後約８年になりますが承認件数は１００件前後に留まっています。

また３万円以上の領収書等が対象外になっている点もネックであるため、現在政府の規制改革会議で範囲を広げることが議論されています。

　電子化による書類保存はコスト的にも環境的にもメリットが大きいため、使いやすい制度への改正が期待されます。