年末調整の書類の一つ、「扶養控除等申告書」にはデカデカとマイナンバーの欄がありますが、ここには記入しないことをお薦めしています。

というのも書いてしまうと、鍵のかかるところに保管する、退職者が出ればその都度探し出してマスキングする、などの手間が増えるためです。

 

　マイナンバーを記載しない場合は申告書の余白にチェック欄を設けておけばず別保管にできます。

□ 個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない

（会社使用欄）
□取得　□確認

スタンプを作って従業員の方にチェックを入れてもらうのが簡単かと思います。
（書式が改定されてスタンプは今年しか使わない可能性もありますが…）

 

　別保管する場合は給料ソフトやエクセルに入力して一括で保管する、外注先に預けて会社には置かない、というような対応になりますが、税務署に扶養控除等申告書の提出を求められた場合はセットにして提示する必要があります。

 

　なおマイナンバーを収集する場合は本人確認も必要ですが、見て分かる人であれば省略できます。（採用時に免許証等で本人確認している前提）
人数が多い場合や遠方の場合は原則通り本人確認書類も一緒に回収して保管して下さい。
本人確認書類は免許証やパスポートなど写真付きであれば１つでＯＫで、健康保険証、住民票、年金手帳、税金領収書、源泉徴収票など写真のないものは２つ必要です。
家族のマイナンバーについては本人確認は従業員の方が行なうことになっているため本人確認書類は不要です。

 

　年末調整一つをとってこの複雑さ。
確定申告の大変さが思いやられますが実務に即した簡易な方法に収束されていきことを期待します。