前回の続きでスキャナ保存の詳細を見ていきます。

＜申請＞

スキャナ保存を始める日の３ヶ月前が申請期限ですので、３月決算法人であれば年末が期限となります。
申請書の不備など特に連絡がなければみなし承認とされます。
添付書類としては事務手続きの概要を記載した書類やシステムの概要（市販ソフトなら不要）を記載した書類があります。

 

＜スキャナ保存の対象＞

領収書、請求書、契約書など従来紙で受け取っていた書類の大半が対象です。
逆に対象とならないのは貸借対照表、損益計算書、棚卸表、総勘定元帳、仕訳帳などです。
これらはソフトで始めから電子的に作成できるため、スキャナ保存ではなく従来の電子帳簿により対応が可能なため、対象外となっています。

 

＜タイムスタンプ＞

領収書等を受領した場合は３日以内に撮影し、タイムスタンプを押すことが要件となっています。
従来は営業担当者が受け取って経理担当者が１ヶ月と１週間以内に固定スキャナで読み取るという流れでしたので大幅に簡略化されています。

イメージとしては次のような流れになります。
① 営業担当者が領収書を受け取る都度、スマホで撮影
② 経理が３日以内に原本を預かり、内容確認後に経費精算してタイムスタンプ
③ 第三者が検査後、領収書原本を廃棄

スマホで撮影時にタイムスタンプまで押せるシステムであれば隙間時間で処理できるのでさらに合理化できそうです。
タイムスタンプはクラウドのソフトであれば１ユーザーあたり１０００円前後で提供されるようです。

 

＜チェック体制＞

従来は社内規定を定めて別の人がチェックするといった相互牽制が要件となっていました。
しかし実質一人で事業を行なう事業者もあるため、要件が緩和されています。
小規模事業者であれば税理士等が定期的にチェックすれば社内における相互牽制は不要となりました。
小規模事業者というのは従業員数が基準で、商業サービスは５人以下、それ以外は２０人以下となっています。

 

　改正でかなり使いやすくなっていますのでソフトの選定も含め、検討していくことになります。
ただしやみくもに申請するのではなく、まずは社内の業務の流れを整理した上でスキャナ保存で合理化するという流れが望ましいと言えます。